2013-09-15

メールにファイルにスケジュール…サーバー類はGoogle Appsに”おまとめ”

今回は社内で使うITツールのお話です。

書き出したらとてもとても長い記事なってしまったので見出しの目次を。時間がない方はグーンッと下までスクロールして、最後の項目だけお読み下さい。
・グループウェア
・メールサーバー
・ファイルサーバー
・Officeアプリケーション
・給与計算ソフト
・全部でHow Much?
・Gmailを独自ドメインで使いたい
・Google Appsで機能をまかなう
・Google Appsにまとめてお得 87.1%削減!



ITツールというのは、メールの送受信をできるようにするメールサーバーだったり、カレンダーを共有するグループウェアだったり、そうしたPCやネットを活用した便利ツールのことを言います。

ITインフラとも呼ぶことがあるのでしょうか、数名での利用でインフラという言葉を使うとちょっと大げさに聞こえますね。

使いたいITツールをリストアップしていきましょう。
金額は1ヶ月の6名利用の場合です。


グループウェア

グループウェアといってもいろいろな機能がありますが、私が使いたいのはカレンダーの共有機能です。自分のスケジュールだけではなく、社内のメンバーの予定が見られなくてはなりません。当社はオフィスがないので、お互いの予定、行動を共有する必要があるので外せません。

また、PCだけでなく、スマートホンなどのモバイルデバイスで見たり、追加したり、変更したりできなければなりません。

グループウェアはいくつかありますが、最終的に「使うならこれ」と思ったのが「サイボウズ Office on cybozu.com」のプレミアム版です。

自前でサーバーは持ちたくないのでパッケージではなくクラウド上にサーバーがある「on cybozu.com」版、ほかのサービスでも用意されているカスタムアプリ機能も使いたいのでプレミアム版という選択です。

グループウェアの料金:4,800円/月(800円/月×6名)


メールサーバー

せっかく取得した会社のドメインと、せっかく考えたメールアドレスを使えるようにするメールサーバーも必要になります。というより、必須です。

さくらのメールサーバーが圧倒的に安いです。メール専用のプランなら、83円/月(1,000円/年)。びっくりです。容量はちょっと少なめの10GB。容量が不安なら100GBで500円/月というプランもあります。

KAGOYAもメール専用のサーバーで、420円/月。こちらも10GB。

XSERVERは、1,050円/月で、容量大きめの200GB。さくらと比べると高く思えるのがこわいです。

このようにメールサーバーは価格幅が広く、試用期間があるにしても日常的に使わなければ評価も難しく、選択が難しいところです。
容量10GBというのは6人でIMAP(サーバー上にメールデータを残し、複数デバイスでメールの読み書きしたいときに使うと便利な方式)で使うことを想定するとちょっと足りない感じなので、追加料金で容量アップすると、価格比較がさらに複雑に。

個人的な好みで言えば、PCのメールソフトは使いたくないところ。ブラウザ利用のWEBメールで完結させたいという希望があります。
メールサーバーの機能として、WEBメールもついているようですが、あまり使い勝手がよさそうには見えません。

もう一つ、グループウェアとは別サービスとしてCybozuが「メールサーバー on cybozu.com」というサービスを提供しています。
このサービスをグループウェアと一緒に使えば、オプション扱いのセット料金となるようです。1800円/月(300円/月×6名)とあまり安くはありません。容量は1GB/アカウントで少なめ、容量も増やせないので注意が必要です。
でも、このサービスのメリットは、グループウェア内の他の機能とメール機能と連携が使いやすそうということでしょうか。

メールサーバーについては、どれにするか決めきれませんが、予算としては、Cybozuの価格を目安としておきます。

メールサーバーの料金:1,800円/月(300円/月×6名)

じつは、メールに関しては、私は将来、ポケベルやFAXのように使われなくなっていくんじゃないかと思ってます。すでに、メールを使わない事業運営を試しはじめていますが、それはまた別の機会に。


ファイルサーバー

社内で共有したいデータ・ファイルはファイルサーバーに置いておきたいですね。メールで送ってもいいのですが、バラバラになるのと、まったく同じデータでメールサーバーの容量を食いつぶすのは無駄に思えます。
ファイルはファイルサーバーに1つ置いておき、メール添付ではなく、ファイルサーバー上の”ありか”を付記して知らせればすみます。必要なら各自がそこからローカルにコピーすればいいわけです。

レンタルサーバーを借りてFTPを使って共有するのが一般的でしょうか。でもFTPってなんか使いにくいんですよね。

DropBoxEvernoteSugarSyncなどのパーソナルユースで著名なサービスも検討してました。最近だとBOXなんてサービスもいい感じみたいです。

私が目を付けたのは、日本発の「Fusion Secure Drive」です。
某社での多拠点開発プロジェクトに使用しているという話を聞いて知りました。Windowsのエクスプローラー感覚で使えること、独自のログイン画面でセキュリティレベルが高いことが特徴です。社内のファイルサービスだけでなく、社外の方々との開発プロジェクトでの活用もできそうです。

ファイルサーバーの料金:7,560円/月(1,260円/月×6名)


Officeアプリケーション

Excel、Word、PowerPointに代表されるMicrosoft Officeアプリケーションは、必須ですが購入するとなると結構な金額です。

パッケージ版ではなくビジネス向けの「Microsoft Office 365」で、月々の利用料を支払う利用形式もあるようです。

私たちが使うとなると、Microsoft Office 365 Small Business Premiumというバージョンがよさそうです。

Officeアプリケーションの料金:7,500円/月(1,250円/月×6名)


給与計算ソフト

会社運営で給与は必ず発生します。
そこで給与計算ソフトですが、これもパッケージ版ではなく、月々支払のサービスはないものかと探したところ、JDLの「IBEX給与net2」というサービスがありました。
給与計算に社会保険料のオプションを付けると下記の金額になります。

給与計算ソフトの料金:1,610円/月(1,260円/月+4,200円/年÷12ヶ月)


全部でHow Much?

ここまでのITツールの費用を全部あわせるといくらになるか計算してみましょう。

合計 23,270円/月
・グループウェア:4,800円
・メールサーバー:1,800円
・ファイルサーバー:7,560円
・MS Officeアプリ:7,500円
・給与計算ソフト:1,610円

まあ、こんなもんかなという気もしますが、もう少し安くなる方法はないものでしょうか。

結論からいうと、上記のいろいろなサービスを「Google Apps for Business」にまとめると安くなります。


Gmailを独自ドメインで使いたい

結論に至るまでのヒントになったのは、メールサーバーを選定している途中で、グループウェアとセットにする方法があるということでした。価格面だけでなく、支払も一箇所になれば便利です。

もう一つは、個人利用で便利に使っているGmailやGoogleカレンダー(のUI)が使いたいなあということでした。そこでGmailを独自ドメインで使えないかと調べてみました。

正確にいうと個人利用のGmailでも独自ドメインのメール送受信が使えます。Gmailの設定で独自ドメインの送信メールサーバーを認証してやれば可能です。
しかし、そのメールのヘッダには「Sender: (GoogleAcountName)@gmail.com」という情報が付きます。ビジネスで使うのにこれはちょっといやですよね。個人のGoogleアカウントが仕事相手に分かってしまうというのもね。(こいつYouTubeでPerfumeばっかり観てやがるとか…)

話がそれました。Gmailを独自ドメインで使える方法はと・・・調べてみたら、ありました。
GmailをはじめとするGoogleが提供するアプリケーションを企業のITツールとして利用するサービス、つまり「Google Apps for Business」を使えば独自ドメインでのGmail利用ができるようです。

上記リンクの詳細のところに
独自ドメインのメール アドレス(you@yourcompany.com)で、Gmail が使えます。
という記載があります。


Google Appsで機能をまかなう

要するに、これってGoogle Apps for Businessを使えばメールサーバーがいらなくなるってことではありませんか。

そう考えるとほかのものも置き換えることができます。
・メールサーバー → Gmail
・グループウェア → Google カレンダー
・ファイルサーバー → Google ドライブ
・MS Office アプリ
  >Excel → Google スプレッドシート
  >Word → Google ドキュメント
  >PowerPoint → Google プレゼンテーション

給与計算ソフトだけが代替できないのですが、私は給与計算システムの開発経験があるので、仕組みは知っています。ですので、Googleスプレッドシートで作ってしまうことにします。すぐに全部は作れないので一部は手計算は残りますが、少なくとも給与明細はGoogleスプレッドシートで発行することに決めました。


Google Appsにまとめてお得 87.1%削減!

機能をまとめるのはいいけど、まとめてお得になるのでしょうか?
料金はこのページに掲載されています。私たちの場合だと、以下の金額になります。

Google Apps for Businessの料金:3,000円/月(6,000円/年÷12ヶ月×6名)

単純に比較すると
バラバラに契約:23,270円 → Google Appsにまとめる:3,000円
となり、マイナス87.1%となる計算です。すばらしいです。

費用は毎月使ったアカウント分だけの請求です。年契約の料金でも後払いです。それも初月は日割り計算ですし、使わないアカウントは停止することもできます。停止したら請求はありません。良心的に思います。

今回は長くなりました。短くまとめるのが下手で申し訳ありません。
お読みいただいた方はありがとうございました!

◆今回かけた費用
・Google Apps for Business(1ヶ月分):3,000円
◆これまでにかけた費用
・合計:51,642円