2013-10-28

Google エンタープライズ 公式ブログで紹介されました

しばらくぶりの更新です。

余裕がない状況でして、、、なんていうのはブログ書きの風上にもおけない言い訳ですが、そんな感じでございました。

さて、Google Apps for Businessを活用している日の出ソフトでございますが、本日、Googleの公式ブログのエントリーでご紹介いただきました。

「日の出ソフトも、Google へ ~ スタートアップのコスト削減例」

いたってふつうに活用させていただいているだけなのですが、ありがたい話です。
おまけにこの拙いブログにまで言及いただきまして、お恥ずかしいかぎりです。

またブログの更新もしていきますので、よろしくお願いします。

2013-10-03

【まとめ記事】起業に使える・役立つサービス一覧

設立時だけのサービス、ずっと使い続けるサービス、大きなものから細々したものまで、これまで当ブログで取り上げた、日の出ソフトが実際に利用している/していた(検討した)サービスのまとめです。


会社設立 →当ブログ記事はこちら



経理・税務 →当ブログ記事はこちら

名刺 →当ブログ記事はこちら



印刷・コピー
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印・はんこ →当ブログ記事はこちら



見積書・請求書 →当ブログ記事はこちら

  • (見積書、請求書作成ツール)MakeLeaps ←使ってます


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2013-10-02

記念すべき最初の請求書はWEBで作成…MakeLeaps

お客さまとやりとりする代表的な書類2つ、「見積書」「請求書」についてです。

ちょうど昨日、今日は月末月初で、月末締めの請求書を作成したところです。また、ありがたくもお仕事のご依頼があり、見積書も作成してすぐに送りしました。どちらも作成していて、気分が上がる書類ですね。

お仕事をいただく前にお客さまに「そのお仕事をこの条件、金額でさせていただきます」とお出しする書類が「見積書」、めでたくお仕事をいただき、し終えた後にその対価をご請求する書類が「請求書」です。
もう当たり前すぎて説明するのも、ばからしいくらいですが。

「見積ちょうだい」とお願いされたら、中身は吟味するものの、ささっとお送りするのがいいですね。
仕事を終えたら、すぐに、金額に間違いがないよう確実にお送りする必要がありますね。

お仕事前の見積書、お仕事後の請求書、対になっているように見える書類ですが、見積書を出したからといって絶対に受注いただけるものではありません。

見積書は出したけれど失注ということもあります。作業範囲や条件などの調整により、見積書と異なる内容で受注する場合もありますね。最終的な契約内容は、お客さまからの発注書や個別契約書に記載されています。

また、最初のご契約時には見積書を作成しますが、最初のお仕事が終了した後、そのまま継続・延長してお仕事をさせていただく場合、最初の契約内容と同条件ならば、見積書を作成しない場合もあります。

それから、見積書にはたいてい有効期間が設定されており、見積書をお出ししてから日が経ち、有効期間が過ぎている場合には、まったく同じ内容で作成日、有効期限を修正した見積書を再度作成する場合もあります。

請求書は、最終的なご発注内容に基づいて作成するので、当然、見積書と異なる場合があります。

大企業でしたら、販売管理システムといったソフトウェアを使って情報管理や書類の作成を行うのでしょう。見積書は営業部で、請求書は経理部でと、書類の性質の違いで担当する部署が異なる場合もあります。

日の出ソフトは弱小零細企業ですので、基本的には私がそれらの書類を作成します。社長というより事務員です。しかし、こういった書類を扱うことで、事業の案配を把握できるというものです。

面倒くさがりな私でも書類仕事をラクラクこなせているのは、MakeLeapsというサービスを使っているからです。

ありきたりに、ExcelやWordで作成しようかなと考えていたところ、タイミングよくFacebookで知人が「いいね!」していたのをみて、このサービスを知りました。

どういうサービスか、何ができるのか、詳しくは、サービス概要ページを見ていただくとして、簡単にいうと、見積書と請求書を作成するWEBサービスです。

サービスとしてはじつにシンプルです。シンプルすぎてExcel、Wordで十分なんて思いがちで、同じ事ができるか/できないかで言えば、Excel、Wordでできてしまうんですが、絶妙に使い勝手がいいんです。コピーできたり、簡単な管理機能が付いていたり、見積書から請求書を作成できたり、、、こんなふうに書くとあって当たり前な機能なんですが、この便利さは使ってみないと実感がわかないかもしれません。UIも練られているのでしょうね。

日の出ソフトの記念すべき最初の請求書は、MakeLeapsで作成しました。そんあこともあって思い入れも強いサービスです。

利用料は、書類の送付先であるクライアント5社までなら自転車プラン無料です。プラン名がまた楽しいですよね。日の出ソフトもお取引先1社からの事業のスタートですから、自転車プランから始めました。

おかげさまで順調にお取引も増え、現在はクライアント25社まで扱える月額1,780円のスクータープランにアップグレードして利用しています。
有料を機に別サービスへの移行も検討しましたが、便利さが勝ってアップグレードしました。

請求書や見積書を印刷し、送付状を付けて、封筒に入れ、切手まで貼って、投函してくれるサービスもあります。(199円/1通 ※切手代込み)
このサービスはまだ利用していません。お客さまにお会いするために書類を持参することも少なくありませんし、自転車プランくらいのクライアント数なら自分でやっても間に合います。だいたい月末締めでのご請求なので、まとめて処理すれば短時間ですみますからね。

以前、MakeLeapsの公式ブログで紹介いただいたことがあります。Google+で使用している私のバカ面プロフィール写真ですが、ブログに掲載いただくにあたって顔の入っている写真をリクエストされたので、自分撮りした写真なんですよ。なので顔がこわばってます。。。このあたりの撮影裏話(というほどでもありませんが)は、ほぼ日に投稿して掲載されたこちらの3枚目の写真と説明文をご覧下さい。

◆今回かけた費用
・見積書・請求書作成:0円
◆これまでにかけた費用
・合計:97,852円