2013-11-19

Googleドライブの使い方(その4)事業フォルダ

Googleドライブの使い方、今回は「事業フォルダ」です。

フォルダとして以下のようなものがあります。
・テストサービス
・教育サービス
・案件管理
・研究開発

テストサービス

メイン事業であるソフトウェアテストサービスに関する資料を置いています。

フォルダの中は、取引先>案件(プロジェクト)という構成になっています。

資料というのは、受領した資料、お客様に提出した報告書、分析した資料で、受注後の案件に紐尽くものはすべてここに置いてあります。

案件担当者だけが情報をもつのではなく、社内のだれでもが見られるようにしておきます。たんにファイルにアクセスできるということではなく、見て分かる置き方をする必要があります。それはフォルダ名やファイル名の付け方など、資料を置く人が、その案件を担当していない人が見ても分かるように置くことことを心がける必要があるということです。

その心がけによって「データだけではわからないからメールの文面をテキストファイルにして置いておこう」などと、情報の整理整頓が進みます。
万が一の急な引き継ぎや、リピートオーダー時の担当者が入れ替わりの備えにもなります。

案件の始めに、あらかじめ決まった空のフォルダをたくさん作っておくというようなことはしていません。

教育サービス

ソフトウェア開発会社様向けにテストサービスをやっていると「そのテストのやり方を教えて下さい」と依頼されることがあります。そうした依頼にこたえて開催させていただくセミナーを教育サービスと呼んでいます。

じつはこのサービスは日の出ソフトのホームページには記載していないのですが、自然発生的にご依頼いただくことが多いです。メイン事業であるテストサービスにご満足いただけている証左でもあるので、どんどんお教えしています。

お教えすることでお客様のテスト技術が向上すると、自分達が留まっているわけにはいかなくなります。新たな方法を考えたり、自分達自身も向上し続けなければなりません。
そうすることで、より効率化したり、高い品質を追求することができるようになります。

教育サービスのフォルダには、そうしたセミナーのテキスト、練習問題などのコンテンツが置いてあります。

案件管理

これまでに手がけた案件の記録を1案件1シート形式でまとめています。
案件ごとの個別の情報は「テストサービス」フォルダにありますが、過去事例を探しやすいよう、追いやすいようにしています。

案件終了時に作成します。社内用のプロジェクト完了報告書といえるかもしれません。

内容は主に以下のようなものです。
・案件名称
・お客様の情報(社名、部署、ご担当者など)
・担当した日の出ソフトの技術者
・業務期間
・業務範囲と費やした工数
・業務内容
・業務成果
・お客様の声(現場ヒアリング、営業ヒアリング)
・テスト対象システムの情報(名称、種類、概要、構成、機能数数など)
・不具合情報(テストケース数、テストケースのNG数、不具合報告数など)
・テスト技術(使用した技法、ツールなど)

研究開発

新規サービスやツールの開発用のフォルダです。
事業企画や、開発中のツールのドキュメントなどをここに置いています。

ネット上で見つけたり、外部セミナーなどで取得した技術的な参考資料など、スクラップブック的な使い方もしています。

Googleドライブは検索機能が優れているので、Googpe Apps形式はもちろん、PDF、Microsoft Office形式ならキーワードで即座に見つけ出してくれるので助かります。


Googleドライブの使い方のエントリーはこれが最後になりそうです。


2013-11-10

Googleドライブの使い方(その3)管理フォルダ

その2の続きです。

「日の出ソフト社内共有」フォルダの2つ目、「管理」フォルダの使い方をご紹介します。フォルダ内には次のようなフォルダ、ファイルを置いています。

フォルダ
・HP素材
・ID-PW管理
・設立
・総務

ファイル
・メール署名.gdoc
・社員住所録.gdoc
・共有ToDoリスト.gsheet
・社員採用時に行うこと.txt
・日の出ソフト角印画像.png
・名刺再注文カード.pdf

HP素材フォルダ

日の出ソフトのホームページのコンテンツ(画像やテキスト原稿など)を保管しています。

ID-PW管理フォルダ

レンタルサーバー、プレスリリース配信サービスなど、会社として利用するサイトのIDとパスワードを管理しています。
登録時に送られてくる登録完了メールのコピーもここに保管しています。

設立フォルダ

会社設立時の資料を保管しています。
設立支援サービス業者とやりとりした文書、バーチャルオフィスの申込書、年金・税務署・雇用保険などの各種届出書類、設立時の事業計画書・予算計画書などです。
このエントリーを書くにあたって設立時の事業計画書を開いてみましたが、すでに懐かしいですね。というよりもぜんぜんその計画通りではなっていないですね。現実のビジネスってそんなものですよね。

総務フォルダ

次のようなフォルダ構成で運用しています。
給与明細や履歴書までGoogle Appsのスプレッドシートで作成し、ペーパーレス化しているのが特徴でしょうか。

・給与フォルダ:
タイムシート、給与明細、社員台帳、通勤手当申請、年末調整など

・採用フォルダ:
履歴書、労働条件通知書、採用時の健康保険届出・雇用保険届出の資料

・社会保険フォルダ:
算定基礎届など、社会保険に関する資料

・情報セキュリティフォルダ:
情報セキュリティに関する規則・規定、教育実施報告書など

・社員住所:
オフィスレスですので、社員から別の社員に書類・メディアなどを送付する場合があります。社員毎に住所を記載したファイルを作成しておき、必要に応じて、受け取り側の社員が自分の住所ファイルに、送り元の社員を閲覧権限に加えています。

ファイル

・メール署名.gdoc:
メール署名のテンプレートです。

・共有ToDoリスト.gsheet:
社内で共有するToDoリストです。誰がいつまでに行うかを明確にしています。
「こんなことやっていきたいな」といった希望やアイデアレベルのことも自由に書き込んでいき、できることを実践していっています。
誰かが変更を加えるとメールが届く設定にしています。

・社員採用時に行うこと.gdoc:
Google Appsの設定、各種届出の作成など、社員を採用した時に行わなければならない事柄のチェックリストです。

・日の出ソフト角印画像.png:
見積書、領収書、申込書などに押印する角印画像です。
電子ファイルの送付のみでよいお客様には、この角印画像を電子ファイルに貼り付けた見積書をPDFに変換した書類をお送りしています。
”勝手に押されてしまう”問題については、日の出ソフトの公式ドキュメントはGoogle Appsで作成すること、そのファイルには私を「共同編集者」に加えることをルール化することで、私が確認できるようにしています。

・名刺再注文カード.pdf:
名刺を再注文する際に便利な再注文カードはなくしがちなので、スキャンして保存しています。再注文時にはスマートホンでGoogleドライブにアクセスし、画面に表示させて店頭で見せれば簡単です。


2013-11-02

Googleドライブの使い方(その2)営業フォルダ

その1でご紹介したように日の出ソフトでは、Googleドライブをファイルサーバーとして使用しています。
なかでも「日の出ソフト社内共有」フォルダ(実際は異なるフォルダ名です)には、会社のほぼすべてのデータが保管されています。

「日の出ソフト社内共有」フォルダの中には、さらに次のようなフォルダがあります。
 ・営業 :受注前の営業活動に関するデータです。
 ・管理 :総務、経理など、社内管理に関するデータです。
 ・事業 :日の出ソフトが提供するサービスに関するデータです。

そのうちのひとつ「営業」フォルダの使い方をこのエントリーでご紹介しましょう。

「営業」フォルダにはさらに下記のようなフォルダ構成となっています。
 ・営業活動フォローメモ(スプレッドシートファイル)
 ・DM・リスト
 ・イベント
 ・営業資料
 ・技術者経歴書
 ・契約書類
 ・顧客別
 ・参考資料
 ・名刺

営業活動フォローメモ(スプレッドシートファイル)

現在アプローチ中のお客様のリストです。
過去のやりとりの履歴や、現在のステータス、次のアクション予定などを記載しています。
定期的(最低週1回)はこのファイルを参照して、そろそろご連絡差し上げる時期だななどと、忘れないようにしています。
また、このリストに記載されているお客様の数が多いほどお仕事になる確率も高まるので、新たなアプローチ先となるお客様と出会えるよう営業活動を行っています。

DM・リスト

プレスリリースを出したときなど、時々、みなさま宛に一斉にご案内メールやチラシなどを送付させていただいています。
お送り先のリスト、お送りした文面の原稿を保管しています。

イベント

当社のお客様はソフトウェア開発プロジェクトのマネージャーの方が多いのですが、個別にお話をお聞きすると共通したお悩みを抱えていらっしゃるようにみえます。そこで、お客様同士で交流していただく会食の場を不定期に設けさせていただいています。
お招き、ご案内のメールの文面、当日の席次札などのファイルを保管しています。

営業資料

会社案内をはじめ、具体的なご提案前の段階での、営業訪問時にご説明する資料を保管しています。
お客様訪問はその時に行ける人が行くので、資料はストックせず、行く前に自宅やコンビニコピー機でなどで印刷して訪問します。
行くたびに改良点に気付くので、ちょくちょく追記したり、修正したりしていますが、共有フォルダに最新版があるので、常に最新の資料を持参することができます。
当社のホームページからダウンロードしていただける資料の原稿ファイルもここに保管しています。

技術者経歴書

お客様にソフトウェアテスト業務のご提案をする際に、担当予定の技術者の技術経歴書を求められる場合があります。
日の出ソフトに所属する技術者全員の経歴書をここに保管しています。仕事を終えるたびに各自がアップデートしています。

契約書類

機密保持契約書、業務委託基本契約書、労働者派遣基本契約書、労働者派遣個別契約書といった各種契約書の標準フォーマットを保管しています。
特定のお客様ととり交わしが発生した場合には、この後の個別の「顧客別」フォルダに保管しています。

顧客別

受注前の「営業先」フォルダ、受注後の「取引先」フォルダに分かれています。
各フォルダ内は会社名のフォルダが並んでいます。

「営業先」フォルダには、ご提案書、お見積書といったファイルを保管しています。とり交わした秘密保持契約書の元ファイル、営業訪問時の打合せメモなどもここに保管しています。

「取引先」フォルダには、とり交わした基本契約書や注文書といった書類を保管しています。受注後のフォルダですので、請求額の計算ファイル、請求書ファイルもここに保管します。

参考資料

標準フォーマットとはいえないが、再利用、流用できそうな営業資料のファイルを保管しています。
特定のお客様や具体的な案件を想定していない、いつか提案したい/使えそうな、新しいサービスの提案書の下書きなどもここに保管しています。

名刺

社員各自が受け取った名刺をスキャンしたりケータイのカメラで撮影した画像ファイルを、このフォルダに保管しています。
「HP問合せ」(ホームページからお問い合わせいただき訪問した際に交換した名刺)、「外部セミナー」(社外セミナーなどに参加した際に交換した名刺)、「協力会社」(お客様ではないビジネスパートナー様の名刺)などなど、フォルダ内でさらに9つほどのサブフォルダに分類しています。
ファイル名は「(会社名)_(お名前)_(日付)」で統一しています。
会合などで同時にたくさんの方とお名刺交換をした場合は、ファイル名を「(会合名)_(日付)」とし、1つの画像に複数枚のお名刺をまとめてスキャンすることもあります。


2013-11-01

Googleドライブの使い方(その1)共有が基本

日の出ソフトではGoogleドライブを共有のファイルサーバーとして使用しています。ほぼすべてのデータをGoogleドライブに上げています。

PC用(Windows/Mac対応)のGoogleドライブアプリをインストールして、Windowsならエクスプローラー、MacならFinderでGoogleドライブを見ています。こうするとPC内蔵のローカルドライブと同じ感覚で、Googleドライブのファイルを操作することができます。
DropBoxのような使い方だと言ったほうがわかりやすいかもしれません。

MacのFinderでGoogleドライブにアクセス

私のアカウントに紐尽くGoogleドライブの「マイドライブ」直下に次のようなフォルダを作成しています。

・日の出ソフト社内共有 : 社内で共有するデータフォルダです。
・日の出ソフト田中英和 : 私だけが見る業務データです。
・日の出ソフトお客様用 : 社外の方と共有するデータ用のフォルダです。
・個人_田中英和 : 業務外の個人データ(あまりたいしたデータはありません)

いちばんメインのフォルダは「日の出ソフト社内共有」です。
社内で共有するデータは、個人ごとにもたず、ここに置くようにしています。共有することが基本なので、おのずとほぼすべてのデータがここに置かれることになります。

私のメインPCはMacで、AirMac Time CapsuleでHDDにもバックアップしています。それらは自動的に同期します。
全員がGoogleドライブの「日の出ソフト社内共有」にデータをおけば、特に意識せずとも、Googleドライブ、私のMacのローカルドライブ、AirMac Time Capsuleという3ヶ所にバックアップがとられることになります。

各フォルダ内の使い方は、次のエントリーに続きます。