2013-11-10

Googleドライブの使い方(その3)管理フォルダ

その2の続きです。

「日の出ソフト社内共有」フォルダの2つ目、「管理」フォルダの使い方をご紹介します。フォルダ内には次のようなフォルダ、ファイルを置いています。

フォルダ
・HP素材
・ID-PW管理
・設立
・総務

ファイル
・メール署名.gdoc
・社員住所録.gdoc
・共有ToDoリスト.gsheet
・社員採用時に行うこと.txt
・日の出ソフト角印画像.png
・名刺再注文カード.pdf

HP素材フォルダ

日の出ソフトのホームページのコンテンツ(画像やテキスト原稿など)を保管しています。

ID-PW管理フォルダ

レンタルサーバー、プレスリリース配信サービスなど、会社として利用するサイトのIDとパスワードを管理しています。
登録時に送られてくる登録完了メールのコピーもここに保管しています。

設立フォルダ

会社設立時の資料を保管しています。
設立支援サービス業者とやりとりした文書、バーチャルオフィスの申込書、年金・税務署・雇用保険などの各種届出書類、設立時の事業計画書・予算計画書などです。
このエントリーを書くにあたって設立時の事業計画書を開いてみましたが、すでに懐かしいですね。というよりもぜんぜんその計画通りではなっていないですね。現実のビジネスってそんなものですよね。

総務フォルダ

次のようなフォルダ構成で運用しています。
給与明細や履歴書までGoogle Appsのスプレッドシートで作成し、ペーパーレス化しているのが特徴でしょうか。

・給与フォルダ:
タイムシート、給与明細、社員台帳、通勤手当申請、年末調整など

・採用フォルダ:
履歴書、労働条件通知書、採用時の健康保険届出・雇用保険届出の資料

・社会保険フォルダ:
算定基礎届など、社会保険に関する資料

・情報セキュリティフォルダ:
情報セキュリティに関する規則・規定、教育実施報告書など

・社員住所:
オフィスレスですので、社員から別の社員に書類・メディアなどを送付する場合があります。社員毎に住所を記載したファイルを作成しておき、必要に応じて、受け取り側の社員が自分の住所ファイルに、送り元の社員を閲覧権限に加えています。

ファイル

・メール署名.gdoc:
メール署名のテンプレートです。

・共有ToDoリスト.gsheet:
社内で共有するToDoリストです。誰がいつまでに行うかを明確にしています。
「こんなことやっていきたいな」といった希望やアイデアレベルのことも自由に書き込んでいき、できることを実践していっています。
誰かが変更を加えるとメールが届く設定にしています。

・社員採用時に行うこと.gdoc:
Google Appsの設定、各種届出の作成など、社員を採用した時に行わなければならない事柄のチェックリストです。

・日の出ソフト角印画像.png:
見積書、領収書、申込書などに押印する角印画像です。
電子ファイルの送付のみでよいお客様には、この角印画像を電子ファイルに貼り付けた見積書をPDFに変換した書類をお送りしています。
”勝手に押されてしまう”問題については、日の出ソフトの公式ドキュメントはGoogle Appsで作成すること、そのファイルには私を「共同編集者」に加えることをルール化することで、私が確認できるようにしています。

・名刺再注文カード.pdf:
名刺を再注文する際に便利な再注文カードはなくしがちなので、スキャンして保存しています。再注文時にはスマートホンでGoogleドライブにアクセスし、画面に表示させて店頭で見せれば簡単です。