2013-11-19

Googleドライブの使い方(その4)事業フォルダ

Googleドライブの使い方、今回は「事業フォルダ」です。

フォルダとして以下のようなものがあります。
・テストサービス
・教育サービス
・案件管理
・研究開発

テストサービス

メイン事業であるソフトウェアテストサービスに関する資料を置いています。

フォルダの中は、取引先>案件(プロジェクト)という構成になっています。

資料というのは、受領した資料、お客様に提出した報告書、分析した資料で、受注後の案件に紐尽くものはすべてここに置いてあります。

案件担当者だけが情報をもつのではなく、社内のだれでもが見られるようにしておきます。たんにファイルにアクセスできるということではなく、見て分かる置き方をする必要があります。それはフォルダ名やファイル名の付け方など、資料を置く人が、その案件を担当していない人が見ても分かるように置くことことを心がける必要があるということです。

その心がけによって「データだけではわからないからメールの文面をテキストファイルにして置いておこう」などと、情報の整理整頓が進みます。
万が一の急な引き継ぎや、リピートオーダー時の担当者が入れ替わりの備えにもなります。

案件の始めに、あらかじめ決まった空のフォルダをたくさん作っておくというようなことはしていません。

教育サービス

ソフトウェア開発会社様向けにテストサービスをやっていると「そのテストのやり方を教えて下さい」と依頼されることがあります。そうした依頼にこたえて開催させていただくセミナーを教育サービスと呼んでいます。

じつはこのサービスは日の出ソフトのホームページには記載していないのですが、自然発生的にご依頼いただくことが多いです。メイン事業であるテストサービスにご満足いただけている証左でもあるので、どんどんお教えしています。

お教えすることでお客様のテスト技術が向上すると、自分達が留まっているわけにはいかなくなります。新たな方法を考えたり、自分達自身も向上し続けなければなりません。
そうすることで、より効率化したり、高い品質を追求することができるようになります。

教育サービスのフォルダには、そうしたセミナーのテキスト、練習問題などのコンテンツが置いてあります。

案件管理

これまでに手がけた案件の記録を1案件1シート形式でまとめています。
案件ごとの個別の情報は「テストサービス」フォルダにありますが、過去事例を探しやすいよう、追いやすいようにしています。

案件終了時に作成します。社内用のプロジェクト完了報告書といえるかもしれません。

内容は主に以下のようなものです。
・案件名称
・お客様の情報(社名、部署、ご担当者など)
・担当した日の出ソフトの技術者
・業務期間
・業務範囲と費やした工数
・業務内容
・業務成果
・お客様の声(現場ヒアリング、営業ヒアリング)
・テスト対象システムの情報(名称、種類、概要、構成、機能数数など)
・不具合情報(テストケース数、テストケースのNG数、不具合報告数など)
・テスト技術(使用した技法、ツールなど)

研究開発

新規サービスやツールの開発用のフォルダです。
事業企画や、開発中のツールのドキュメントなどをここに置いています。

ネット上で見つけたり、外部セミナーなどで取得した技術的な参考資料など、スクラップブック的な使い方もしています。

Googleドライブは検索機能が優れているので、Googpe Apps形式はもちろん、PDF、Microsoft Office形式ならキーワードで即座に見つけ出してくれるので助かります。


Googleドライブの使い方のエントリーはこれが最後になりそうです。