2013-11-02

Googleドライブの使い方(その2)営業フォルダ

その1でご紹介したように日の出ソフトでは、Googleドライブをファイルサーバーとして使用しています。
なかでも「日の出ソフト社内共有」フォルダ(実際は異なるフォルダ名です)には、会社のほぼすべてのデータが保管されています。

「日の出ソフト社内共有」フォルダの中には、さらに次のようなフォルダがあります。
 ・営業 :受注前の営業活動に関するデータです。
 ・管理 :総務、経理など、社内管理に関するデータです。
 ・事業 :日の出ソフトが提供するサービスに関するデータです。

そのうちのひとつ「営業」フォルダの使い方をこのエントリーでご紹介しましょう。

「営業」フォルダにはさらに下記のようなフォルダ構成となっています。
 ・営業活動フォローメモ(スプレッドシートファイル)
 ・DM・リスト
 ・イベント
 ・営業資料
 ・技術者経歴書
 ・契約書類
 ・顧客別
 ・参考資料
 ・名刺

営業活動フォローメモ(スプレッドシートファイル)

現在アプローチ中のお客様のリストです。
過去のやりとりの履歴や、現在のステータス、次のアクション予定などを記載しています。
定期的(最低週1回)はこのファイルを参照して、そろそろご連絡差し上げる時期だななどと、忘れないようにしています。
また、このリストに記載されているお客様の数が多いほどお仕事になる確率も高まるので、新たなアプローチ先となるお客様と出会えるよう営業活動を行っています。

DM・リスト

プレスリリースを出したときなど、時々、みなさま宛に一斉にご案内メールやチラシなどを送付させていただいています。
お送り先のリスト、お送りした文面の原稿を保管しています。

イベント

当社のお客様はソフトウェア開発プロジェクトのマネージャーの方が多いのですが、個別にお話をお聞きすると共通したお悩みを抱えていらっしゃるようにみえます。そこで、お客様同士で交流していただく会食の場を不定期に設けさせていただいています。
お招き、ご案内のメールの文面、当日の席次札などのファイルを保管しています。

営業資料

会社案内をはじめ、具体的なご提案前の段階での、営業訪問時にご説明する資料を保管しています。
お客様訪問はその時に行ける人が行くので、資料はストックせず、行く前に自宅やコンビニコピー機でなどで印刷して訪問します。
行くたびに改良点に気付くので、ちょくちょく追記したり、修正したりしていますが、共有フォルダに最新版があるので、常に最新の資料を持参することができます。
当社のホームページからダウンロードしていただける資料の原稿ファイルもここに保管しています。

技術者経歴書

お客様にソフトウェアテスト業務のご提案をする際に、担当予定の技術者の技術経歴書を求められる場合があります。
日の出ソフトに所属する技術者全員の経歴書をここに保管しています。仕事を終えるたびに各自がアップデートしています。

契約書類

機密保持契約書、業務委託基本契約書、労働者派遣基本契約書、労働者派遣個別契約書といった各種契約書の標準フォーマットを保管しています。
特定のお客様ととり交わしが発生した場合には、この後の個別の「顧客別」フォルダに保管しています。

顧客別

受注前の「営業先」フォルダ、受注後の「取引先」フォルダに分かれています。
各フォルダ内は会社名のフォルダが並んでいます。

「営業先」フォルダには、ご提案書、お見積書といったファイルを保管しています。とり交わした秘密保持契約書の元ファイル、営業訪問時の打合せメモなどもここに保管しています。

「取引先」フォルダには、とり交わした基本契約書や注文書といった書類を保管しています。受注後のフォルダですので、請求額の計算ファイル、請求書ファイルもここに保管します。

参考資料

標準フォーマットとはいえないが、再利用、流用できそうな営業資料のファイルを保管しています。
特定のお客様や具体的な案件を想定していない、いつか提案したい/使えそうな、新しいサービスの提案書の下書きなどもここに保管しています。

名刺

社員各自が受け取った名刺をスキャンしたりケータイのカメラで撮影した画像ファイルを、このフォルダに保管しています。
「HP問合せ」(ホームページからお問い合わせいただき訪問した際に交換した名刺)、「外部セミナー」(社外セミナーなどに参加した際に交換した名刺)、「協力会社」(お客様ではないビジネスパートナー様の名刺)などなど、フォルダ内でさらに9つほどのサブフォルダに分類しています。
ファイル名は「(会社名)_(お名前)_(日付)」で統一しています。
会合などで同時にたくさんの方とお名刺交換をした場合は、ファイル名を「(会合名)_(日付)」とし、1つの画像に複数枚のお名刺をまとめてスキャンすることもあります。