2014-09-08

採用が決まったら…入社前に行う手続き(Google Apps篇)

おかげさまでポツポツと社員が増えていっています。
新しい社員の採用時に行うことをまとめておきます。
まずは入社前(内定時)に行うGoogle Apps関連の事項から。

労働条件通知書を送付する

Googleスプレッドシート労働条件通知書を作成し送付します。

履歴書シートを記入してもらう

Googleスプレッドシートで作成している履歴書のフォーマットに必要事項を記入してもらいます。
一般的な履歴書の情報のほか、入社後に必要となる情報も記載してもらっています。
 1)住民票の住所
 2)緊急連絡先
 3)配偶者の有無や扶養する家族の情報
 4)給与振込先銀行口座の情報
 5)基礎年金番号
 6)雇用保険被保険者番号
4) 5) 6)は誤り防止のため、実物のコピー(写真も可)を提出してもらいます。
6)が分からない人が多いのですが、その場合は、前職の正確な会社名があれば分からなくても手続きは可能です。職歴に記載の会社名が正しいかを確認します。派遣社員として働いておられた方は、就業先の会社名ではなく、派遣契約を結んでいた会社名であることに注意します。

Google Appsにユーザーを追加する

Google Appsの管理画面よりユーザーの追加を行います。
ライセンスを既存ユーザーで使い切っている場合には、ユーザーを追加する前に、ライセンスを追加する必要があります。

新しく入社される方にアカウント情報を知らせる

Google Appsの新規ユーザー追加時に、ユーザーにアカウント情報を知らせる機能があるのでそれを使用します。
メールで知らせるのですが、文面はカスタマイズ可能です。
仮パスワードを変更して使用すること、テストメールを送信してもらうことを追記しています。

グループ(ML)にユーザーを追加する

社内で使用しているグループ(ML)新規ユーザーを追加します。

既存社員に新規ユーザーの追加を知らせる

全員宛MLを使用して、新規ユーザーが追加されたことをお知らせします。
新メンバーの氏名、メールアドレス、入社後の業務内容など簡単な紹介文を添えて知らせます。

Googleドライブの共有設定を行う

共有フォルダ新規ユーザーを追加します。
履歴書シートなどこれまでに共有していたファイルにも、新規ユーザーの共有を追加します。
一部フォルダ(ファイル)を共有しない場合は、特定フォルダ(ファイル)から共有を外すこともあります。

Google Analysticsにユーザーを追加する

会社のホームページのアクセス状況を社員全員が見られるようにするために、Google Analystics新規ユーザーを追加します。

社内ポータルのURLを知らせる

Googleサイトで作成した、社内の決め事をまとめたページのURLを知らせます。
一読し、必要な設定(メールの署名など)をしてもらいます。

通勤手当申請を記載してもらう

新規ユーザー用の通勤手当申請Googleスプレッドシートで作成します。
共有設定時にメールで知らせます。
通勤手当申請シートを記載してもらいます。
最初は記入例を兼ねて、あらかじめこれだと思われる経路と金額を記載しておきます。

入社後に運用する各種ファイルを共有する

新規ユーザー用の各種ファイルをGoogleスプレッドシートで作成します。
共有設定時にメールで知らせます。各種ファイルは下記の通りです。
 経費精算申請
 給与台帳
 タイムシート


2014-09-03

Google Apps for Workの導入事例ページ

Googleの企業向けサービスの名称が、Google Enterprise から  Google for Work に名を変えたそうです。また、Google Apps for Businessも、Google Apps for Workへ。

URLはenterpriseのままですが、WEBページも一新されました。

そのなかの導入事例のページに日の出ソフトが紹介されています。Google Enterpriseの時から掲載されていたのですが、変更前は個別URLがなく、またPDFファイルのみでした。
今回のWEBページの刷新で、個別URLができHTMLのページができたので、ここに取り上げさせていただきます。

Google Apps for Workの 日の出ソフト株式会社の導入事例 ページ

さらに、同様の事例はGoogleの佐藤氏が執筆された下記の書籍にも取り上げていただいております。ありがとうございます。

2014-04-02

「Google流ワークスタイル」セミナーのパネルディスカッションに出ます

2014年5月15日(木)に大阪商工会議所で開催される「Google流ワークスタイルのご紹介及び活用方法」セミナーのパネルディスカッションに出させていただくことになりました。

初めは経費削減で使い始めたGoogle Appsなどのクラウドサービス、ツールですが、今では収益を拡大する武器としてなくてはならない存在になっています。

また、サービスを使い込んでいるということだけではなく、私たちの「働き方」に注目していただけたことの表れとしてうれしく思っています。

Googleのご担当者様曰く「最大800名という前代未聞の特大規模のセミナー」ということで、ちょっと緊張してます。

ご興味あるかたはぜひリンク先からお申し込みください。
開場でお会いしましょう!

以下、開催概要より引用です。
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「Google流ワークスタイルのご紹介及び活用方法」セミナー
 ~クラウドをフル活用し、企業の持つ可能性をさらに高めるアイデアと工夫とは~
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今は世界最大の検索エンジンなどのインターネットサービスを提供する企業に成長した Google™ は、そのユーザー至上主義、20% ルール、妥協なき人材の雇用などの理念及びユニークな企業文化が成功をもたらしたと同時に、世界からも大きな注目を集めております。また、ITの効率的な活用によって生み出された「イノベーション」を社員の実業務に応用した「Google™ 流ワークスタイル」は多くの企業の注目を集めております。

このたび、グーグルの日本統括責任者の松橋博人氏をはじめ同社担当者、Google™ 流ワークスタイルを活用している関西の企業経営者らをお招きし、企業の可能性を高める「Google™ 流ワークスタイル」のご紹介及びその活用方法について、講演及びパネルディスカッションでお話していただきます。是非この貴重な機会をお見逃すことなく、奮ってご参加下さいますようご案内申し上げます。
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開催日時:2014年5月15日(木)
開催時間:13:30 ~ 17:00
開催場所:大阪商工会議所 7階 国際会議ホール
参加費用:無料
開催内容:
1.講演(グーグル株式会社 エンタープライズ部門)
 「イノベーションを巻き起こす Google™ の企業文化とは」
   SMB セールス 日本統括責任者 松橋博人 氏
 「Google™ 流ワークスタイルを支える Google Apps™ 全貌の解説」
   SMB セールス プロダクト&テクニカル マネージャー 佐藤芳樹 氏
 「クラウドを活用して業務改革に成功した日本の中堅・中小企業をご紹介」
   SMB アカウント エグゼクティブ 坂本奈央 氏
       
2.パネルディスカッション
 「関西でビジネスを展開している企業の活用実例」
  パネリスト
   森興産株式会社 代表取締役 森隼人 氏
   日の出ソフト株式会社 代表取締役 田中英和 氏
   有限会社セーフティプランナニワ 代表取締役 佐野義之 氏
  コーディネーター 
   グーグル株式会社 松橋博人 氏

3.質疑応答
◆ 相談会:セミナー終了後相談会を開催いたします (17:00~18:00)
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大阪商工会議所のセミナーページ(申込もこちらから)
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※私に関係する部分を赤字にしました