2014-09-08

採用が決まったら…入社前に行う手続き(Google Apps篇)

おかげさまでポツポツと社員が増えていっています。
新しい社員の採用時に行うことをまとめておきます。
まずは入社前(内定時)に行うGoogle Apps関連の事項から。

労働条件通知書を送付する

Googleスプレッドシート労働条件通知書を作成し送付します。

履歴書シートを記入してもらう

Googleスプレッドシートで作成している履歴書のフォーマットに必要事項を記入してもらいます。
一般的な履歴書の情報のほか、入社後に必要となる情報も記載してもらっています。
 1)住民票の住所
 2)緊急連絡先
 3)配偶者の有無や扶養する家族の情報
 4)給与振込先銀行口座の情報
 5)基礎年金番号
 6)雇用保険被保険者番号
4) 5) 6)は誤り防止のため、実物のコピー(写真も可)を提出してもらいます。
6)が分からない人が多いのですが、その場合は、前職の正確な会社名があれば分からなくても手続きは可能です。職歴に記載の会社名が正しいかを確認します。派遣社員として働いておられた方は、就業先の会社名ではなく、派遣契約を結んでいた会社名であることに注意します。

Google Appsにユーザーを追加する

Google Appsの管理画面よりユーザーの追加を行います。
ライセンスを既存ユーザーで使い切っている場合には、ユーザーを追加する前に、ライセンスを追加する必要があります。

新しく入社される方にアカウント情報を知らせる

Google Appsの新規ユーザー追加時に、ユーザーにアカウント情報を知らせる機能があるのでそれを使用します。
メールで知らせるのですが、文面はカスタマイズ可能です。
仮パスワードを変更して使用すること、テストメールを送信してもらうことを追記しています。

グループ(ML)にユーザーを追加する

社内で使用しているグループ(ML)新規ユーザーを追加します。

既存社員に新規ユーザーの追加を知らせる

全員宛MLを使用して、新規ユーザーが追加されたことをお知らせします。
新メンバーの氏名、メールアドレス、入社後の業務内容など簡単な紹介文を添えて知らせます。

Googleドライブの共有設定を行う

共有フォルダ新規ユーザーを追加します。
履歴書シートなどこれまでに共有していたファイルにも、新規ユーザーの共有を追加します。
一部フォルダ(ファイル)を共有しない場合は、特定フォルダ(ファイル)から共有を外すこともあります。

Google Analysticsにユーザーを追加する

会社のホームページのアクセス状況を社員全員が見られるようにするために、Google Analystics新規ユーザーを追加します。

社内ポータルのURLを知らせる

Googleサイトで作成した、社内の決め事をまとめたページのURLを知らせます。
一読し、必要な設定(メールの署名など)をしてもらいます。

通勤手当申請を記載してもらう

新規ユーザー用の通勤手当申請Googleスプレッドシートで作成します。
共有設定時にメールで知らせます。
通勤手当申請シートを記載してもらいます。
最初は記入例を兼ねて、あらかじめこれだと思われる経路と金額を記載しておきます。

入社後に運用する各種ファイルを共有する

新規ユーザー用の各種ファイルをGoogleスプレッドシートで作成します。
共有設定時にメールで知らせます。各種ファイルは下記の通りです。
 経費精算申請
 給与台帳
 タイムシート