2015-03-18

Googleスプレッドシートを利用した経費精算申請

今日は、社員から経費使用の領収書が届きました。
毎日社員と顔を合わせるわけではないので、書類の受け渡しは、会って手渡すか郵便で送付するようにしています。
今回は郵送で届きました。内容は、コンビニコピー代と定期健康診断の受診料でした。

すでに入力してくれている経費精算申請、申請時に私が入力した経理ソフトの仕訳の額と領収書の金額が一致しているかを確認し、領収書保管ファイルに領収書を貼り付けました。

経費利用の精算フローは下記の通りです。

1)社員が経費を使用する。
その際、領収書を会社名で発行してもらう。

2)社員が経費精算申請を記入する。
社員毎にGoogleスプレッドシートで作成された経費精算申請シートに記入してもらいます。原則的にその日のうちに入力してもらいます。
経費精算申請シートで社員が記入する項目は下記の通り。
 ・利用日
 ・金額
 ・内容(訪問先/物品名/乗車区間 など)
 ・備考


3)経費精算申請を確認する。
経費精算申請シートの右方に経理使用欄があり、領収書の要/不要(領収書がいらない経費であれば”不要”を入力、必要な経費であれば、社員から領収書の原本を受け取ったら”OK”を入力)、経理ソフトへの入力の済/未済(入力したら”済”を入力)、使用する勘定科目を記載し、精算の進捗状況を把握しています。

Googleスプレッドシートの機能を使い、経費精算申請シートに変更が加わるとメールで通知が届くように設定してあるので、申請されると分かるようになっています。いちいち社員から知らせてもらわなくても、あるいはファイルを開いたり、更新日付を確認する必要がなく便利です。

4)経理ソフトに入力する。
経費精算申請を経理ソフトに入力します。

5)領収書の受け取る。
経費精算に領収書が必要なものは、社員から受け取ります。
近地の交通費以外はすべて領収書が必要と考えておきましょう。

6)精算金を社員の銀行口座に振り込む。
毎月1回、たいていは給与振込時にあわせて、経費精算のお金を社員の銀行口座に振り込みます。
上の画像でいうとオレンジ色の行が経費精算したタイミングです。
領収書が手元に届いていない場合は、振り込みは行いません。